Apr

23

Projektets Business Case i et kunde/leverandør forhold

Kategorier: Sunde Projekter | 

Business Casen

En vigtig del af grundlaget for ethvert projekt er business casen. Business casen definerer udbyttet af projektet. Og projektets budget. For de fleste typer af projekter kan projektets udbytte opgøres i finansielle termer og man kan derfor beregne projektets ROI. Men også hvis projektets udbytte ikke kan gøres op i penge er det vigtigt at definere projektets udbytte på forhånd og lægge et budget (hvad man er parat til at betale for dette udbytte).

Undervejs i projektet er det vigtigt jævnligt at re-evaluere alle aspekter af business casen og dermed projektets forudsætninger:

  • Er projektets udbytte stadig relevant? -De ydre omstændigheder kan ændre sig.
  • Kan projektets udbytte (omfang og kvalitet) stadig realiseres?
  • Holder budget og tidsplan?

 

En re-evaluering af business casen kan konkludere at ROI bliver mindre end forventet. I yderste konsekvens kan den være så lav (eller negativ) at projektet bør stoppes.

Hvis man anvender projektstyringsmetoden PRINCE2 er evaluering af business casen en del af de hændelsesdrevne processer og det sikres derved at business casen evalueres med passende mellemrum.

I et kunde-leverandør forhold har kunde og leverandør hver sin business case.

Leverandøren har ofte en meget simpel business case: Der er aftalt en leverance og en pris for denne leverance og leverandørens udbytte er den fortjeneste han opnår ved at gennemføre leverancen.

Idet leverandøren er kontraktuelt forpligtiget til at gennemføre projektet, behøver han normalt ikke gøre et stort nummer ud af at re-evaluere sin egen business case - uanset om det pga budgetoverskridelser eller forsinkelser ikke længere er profitabelt for leverandøren, så skal han overholde kontrakten.

Kundens business case er den reelle business case - uden den er der ikke noget projekt - her er fuld opmærksomhed påkrævet.

De to parter, kunde og leverandør, bør ikke blot holde øje med deres egen business case men også med modpartens.

Hvorfor skal kunden bekymre sig om leverandørens business case? Kunden har en kontrakt som specificerer en leverance og en pris - hvorfor skal han så bekymre sig om hvorvidt leverandøren tjener penge på projektet? Det skal han fordi leverandøren måske (bevidst eller ubevidst) kan blive fristet til levere mindre (omfang og/eller kvalitet) end aftalt hvis leverandørens business case kommer under pres (f.eks på grund af uforudsete udgifter eller optimistiske estimater).

Der er derfor også i kundens interesse at leverandøren har et vist minimum af fortjeneste på projektet.

Endnu vigtigere er det at leverandøren interesserer sig for kundens business case. Leverandøren vil altid have et vist kendskab til kundens business case - for at kunne rådgive og aftale den rigtige leverance må leverandøren have et godt kendskab til kundens behov og projektets formål (selvom leverandøren måske ikke kender de finansielle aspekter af kundens business case). Normalt er kundens projekt og leverandørens projekt ikke det samme - leverandørens projekt er blot en komponent i kundens projekt. Kundens business case vil derfor omfatte komponenter som leverandøren har begrænset kendskab til, men for at kunne levere det kunden har brug for må leverandøren forstå sin leverance i en større sammenhæng.

Leverandøren bør holde øje med kundens business case. Ikke med de finansielle aspekter men med formålet med kundens projekt og samspillet mellem leverandørens leverance og resten af kundens projekt.

Kundens behov kan ændre sig i løbet af projektet og det har leverandøren en vis pligt til at holde øje med. Leverandøren får ikke en tilfreds kunde hvis leverancen ikke er det som kunden har brug, selvom det måske er præcis det som oprindeligt var aftalt.

Hvis kundens behov ændrer sig undervejs må den aftalte leverance justeres. Det er derfor vigtigt at det på forhånd er aftalt hvordan sådanne ændringer håndteres.

De færreste projektleverancer er aftalt til mindste detalje fra starten - der foregår som regel en form for detailspecifikation og afklaring undervejs i projektet. Sommetider vil leverandøren opleve at kunden tilsyneladende ikke opfører sig rationelt i den løbende dialog, men begynder at have nye eller “underlige” ønsker.

Det skal leverandøren tage som et (alvorligt) faresignal om at kunde og leverandør ikke arbejder mod det samme mål. Under antagelsen at leverandøren oprindeligt havde forstået kundens behov korrekt må det betyde at kundens behov har ændret sig. Og da kunden åbenbart ikke selv er klar over dette må leverandøren tage initiativ til at det afklares om den aftalte leverance skal justeres.

Technorati tags:

Tilføj en kommentar

Du skal være logget ind for at kommentere.